1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Betreiber von Nebenkosten-Fix. Kontakt: info@nebenkosten-fix.de. Details im Impressum.

2. Verarbeitete Daten

Verarbeitet werden insbesondere Konto und Kontaktdaten, Objekt, Einheiten, Miet und Abrechnungsdaten, Beleg und Verbrauchsinformationen sowie technische Protokolle, zum Beispiel Anmeldung, Exporte und Einwilligungen.

3. Zwecke der Verarbeitung

Bereitstellung der Plattform und der Tarif Funktionen
Erstellung, Prüfung und Export von Nebenkostenabrechnungen
Abrechnung von Abonnements und Einmalzahlungen (Stripe)
Nachweis erteilter Einwilligungen, zum Beispiel beim Widerrufsverzicht vor dem Export
Erinnerungen per E-Mail und automatische Datensicherung bei Abo Ende
Support und Systemsicherheit

4. Speicherdauer und Löschung

Flex Export: Daten werden nach erfolgreichem Export in der Regel nach 72 Stunden gelöscht.

Abonnements: Daten bleiben während des aktiven Vertrags gespeichert. Im Multi Abo werden Archivdaten in der Regel 12 Monate vorgehalten. Nach Vertragsende erfolgt nach einer Kulanzfrist von 30 Tagen die Löschung aus der Plattform, sofern kein neues Abonnement abgeschlossen wird.

Sicherung bei Kulanz: Zu Beginn der Kulanzfrist wird automatisch eine Sicherung erstellt. Sie können diese jederzeit herunterladen. Nach Löschung der Plattformdaten bleibt die Sicherung noch 90 Tage, damit Sie bei erneutem Abo Ihre Daten wieder einspielen können. Danach wird auch die Sicherung gelöscht.

Bereits heruntergeladene Exporte liegen bei Ihnen lokal. Die Aufbewahrung liegt in Ihrer Verantwortung.

Kontolöschung: Im angemeldeten Konto können Sie unter Einstellungen, Sicherheit Ihr Konto und alle zugehörigen Daten löschen. Bestätigung: KONTO LÖSCHEN.

Details: AGB Abschnitt 5 und 6.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zum Beispiel beim Widerrufsverzicht vor dem Export, sowie gegebenenfalls zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), etwa der Sicherheit der Technik.

6. Ihre Rechte

Sie haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Anfragen richten Sie an info@nebenkosten-fix.de. Das Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde bleibt unberührt.

Datenübertragbarkeit: Exporte und Sicherungen finden Sie im angemeldeten Konto unter Exporte und in den Einstellungen.

7. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO). Mit diesen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Eine Weitergabe zu Werbezwecken erfolgt nicht.

Supabase, Inc.

AVV/DPA abgeschlossen

Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicher

Zwecke: Betrieb der Plattform und Speicherung von Kontodaten; Login und Sitzungsverwaltung; Speicherung hochgeladener Belege und Exporte

Datenarten: Konto- und Profildaten; Objekt-, Miet- und Abrechnungsdaten; Belegdateien und Metadaten; Technische Protokolle (z. B. Auth-Events)

Standort / Region: EU-Rechenzentrum (Frankfurt), sofern im Supabase-Projekt gewählt

Garantien: Auftragsverarbeitungsvertrag (Customer DPA) inkl. Standardvertragsklauseln; Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung

Customer DPA (Stand Juni 2025) im Supabase-Dashboard akzeptiert

Datenschutzhinweise des Anbieters

Resend, Inc.

AVV/DPA abgeschlossen

Transaktions-E-Mail

Zwecke: Versand von Abrechnungs-PDFs und Systembenachrichtigungen; Kulanz-Erinnerungen bei Abo-Ende

Datenarten: E-Mail-Adresse; Name (sofern im Versand enthalten); Inhalt und Anhänge der versendeten Nachrichten

Standort / Region: USA (ggf. weitere Regionen je nach Resend-Konfiguration)

Garantien: Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) mit Standardvertragsklauseln

DPA mit Resend abgeschlossen

Datenschutzhinweise des Anbieters

OpenAI, LLC

AVV/DPA abgeschlossen

KI-gestützte Texterkennung und Plausibilitätsprüfung

Zwecke: OCR und strukturierte Extraktion aus Belegen; Unterstützung bei Plausibilitäts- und Prüfhinweisen

Datenarten: Belegbilder bzw. extrahierter Text; Kontext aus Abrechnungsdaten (z. B. Kostenarten, Beträge)

8. Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, insbesondere:

Zugriffskontrolle über Authentifizierung, Rollen und mandantenspezifische Datenisolation
Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS/TLS) und Verschlüsselung ruhender Daten beim Hosting-Anbieter
Row-Level Security in der Datenbank für mandantengebundene Datenzugriffe
Geheimhaltung von API-Schlüsseln und Produktions-Geheimnissen (Umgebungsvariablen, kein Klartext im Code)
Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse und regelmäßige Aktualisierung von Abhängigkeiten
Möglichkeit zur Datenportabilität (Export/Backup) und Kontolöschung (Art. 17 DSGVO) in den Einstellungen

9. Nachweis von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen werden zu Nachweiszwecken protokolliert, zum Beispiel bei der Registrierung, vor dem Checkout, beim Widerrufsverzicht vor dem Export sowie im Kontaktformular.

Gespeichert werden unter anderem Zeitpunkt, Einwilligungstyp, Textversion und soweit technisch verfügbar die IP Adresse. Die Protokolle dienen der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und werden nicht zu Werbezwecken genutzt.

10. Cookies und lokale Speicherung

Eine eigene, leicht weiterleitbare Fassung finden Sie unter der Cookie Richtlinie. Kurzfassung:

Nebenkosten-Fix setzt nur technisch notwendige Cookies und lokale Speicherungen ein, damit Anmeldung und Anwendung funktionieren. Es gibt derzeit keine Cookies für Werbung, Reichweite oder Analyse.

Ergänzend: AGB, Widerruf und Impressum.