DSGVO und Mieterdaten in der Nebenkostenabrechnung bedeuten: nur was die Abrechnung braucht, so lange wie nötig, mit so wenigen Zugriffen wie möglich.
Was ins System darf
- Name und Anschrift für das Schreiben
- Mietzeitraum und Wohnung
- Vorauszahlungen und Verbrauch
- Belege ohne unnötige Mitarbeiterdaten Dritter, soweit möglich
Was nicht ins PDF für die Mieter gehört
Interne Notizen, andere Mieter in Klartextlisten, vollständige Sammlungen von IBANs, Screenshots aus der Verwaltung. Das PDF ist ein Dokument an eine Person, kein Datenexport der ganzen Hausgemeinschaft.
Den fachlichen Ablauf danebenstellen: Nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung.
Nebenkosten-Fix speichert auf Servern in Deutschland. Die Übertragung ist verschlüsselt. Zugriffe sollten Sie intern trotzdem eng halten.
Hinweis: Dieser Ratgeber erklärt den üblichen Ablauf für Vermieter in Deutschland. Er ersetzt keine persönliche Rechtsberatung. Stand 2026.